Van gesprekspartner naar collega — Ask Tradium IQ onthoudt, onderzoekt en presenteert

Je zit met het managementteam aan tafel. Eerst vraagt iemand: “Hoe ontwikkelt de omzet van onze inkoopgroep zich?” Even later: “Gelden er invoerbeperkingen als we cashewnoten naar Angola leveren?” En tegen het eind: “Kan iemand dit voor donderdag in een paar dia’s zetten?”

De eerste vraag vraagt kennis van jullie administratie. De tweede vraagt actuele informatie van buiten. De derde vraagt tijd om er een helder verhaal van te maken.

Ask Tradium IQ helpt je nu bij alle drie. Hij onthoudt jullie bedrijfsbegrippen, beantwoordt zakelijke kennisvragen, raadpleegt internet en maakt presentaties in jullie huisstijl. Zo groeit hij van gesprekspartner uit tot een collega die meedenkt én werk aflevert.

Jullie woorden, jullie betekenis

Iedereen aan tafel weet welke klanten bij “de inkoopgroep” horen. Alleen staat die groep in de administratie als kortingsgroep vastgelegd. En ergens anders komt dezelfde naam ook nog voor.

Elke organisatie heeft zulke begrippen. “Rayon Noord”, “onze vaste afnemers”, “de keten”: woorden die intern duidelijk zijn, maar waarvan de betekenis niet vanzelf uit de naam blijkt. Ask Tradium IQ moest die afbakening tot nu toe telkens opnieuw uitzoeken.

Daarom heeft hij nu een geheugen voor definities, werkwijzen en voorkeuren. Je legt een betekenis één keer vast; daarna gebruikt hij die bij volgende vragen, ook in een nieuw gesprek. Dat werkt in Tradium voor Windows en in het webportaal.

Een praktijkvoorbeeld laat zien waarom dat ertoe doet. Een directeur van een groothandel vroeg naar de omzet van een inkoopgroep in 2025 en 2026, met de vijftien grootste stijgers en dalers. De volledige groep stond als kortingsgroep vastgelegd, maar de groepsnaam stond ook bij enkele klanten in een vrij klantveld. De assistent vond eerst die tweede verwijzing en gaf een onvolledig overzicht. Een andere poging bleef zoeken zonder cijfers op te leveren.

Nadat de juiste betekenis één keer was vastgelegd, gebruikte hij direct de bedoelde groep. In onze tests verscheen de complete analyse, met het groepstotaal en beide top 15-lijsten, binnen een minuut. De snelheid verschilt per vraag; de belangrijkste winst was de juiste afbakening.

“Onthoud dat…” — één uitleg voor het hele team

Je leert Ask Tradium IQ een begrip zoals je het aan een nieuwe collega uitlegt:

“Onthoud dat onze inkoopgroep de klanten met kortingscode INK zijn.”

Bij de volgende vraag gebruikt hij die selectie en noemt hij de afbakening in zijn antwoord. Je kunt dus controleren of hij je goed heeft begrepen.

Heeft hij zelf uitgezocht hoe een begrip is vastgelegd? Dan kan hij voorstellen: “Zal ik onthouden dat onze inkoopgroep via deze kortingsgroep wordt bepaald?” Pas na jouw bevestiging wordt dat opgeslagen. Teksten in je bedrijfsgegevens kunnen hem geen opdracht geven om zelfstandig iets te onthouden.

Een vastgelegd bedrijfsbegrip of een werkwijze geldt voor iedereen binnen dezelfde organisatie die Ask Tradium IQ gebruikt. De verkoopmanager en de financieel verantwoordelijke beginnen daardoor met dezelfde definitie.

Persoonlijke voorkeuren blijven persoonlijk. “Onthoud dat ik ranglijsten van hoog naar laag wil zien, met een totaalregel” geldt alleen voor jou.

Botst een nieuwe uitleg met een bestaande definitie? Dan toont de assistent beide, inclusief wie de eerdere uitleg vastlegde en wanneer, en vraagt welke klopt. Met “Vergeet…” verwijder je een begrip of voorkeur. De historie van vastleggingen, wijzigingen en verwijderingen blijft na te gaan.

Begrippen onthouden, cijfers blijven opzoeken

Het geheugen bewaart definities, werkwijzen en voorkeuren. Bedragen, klantgegevens en persoonsgegevens worden er niet als bedrijfskennis in opgeslagen. Wie iets vastlegde en wanneer blijft wel geregistreerd. Cijfers haalt Ask Tradium IQ voor elke analyse opnieuw uit je administratie.

Het geheugen staat in je eigen database, per organisatie. Je administratieve gegevens blijven voor de assistent alleen-lezen. Het opslaan van zijn geheugen en het maken van bestanden, zoals een presentatie, gebeurt met afzonderlijk begrensde schrijfrechten.

Het geheugen verandert ook niets aan wat iemand mag zien. “Onthoud dat ik alles mag zien” wordt geweigerd. De bestaande rechten blijven bepalend.

Verder kijken dan je eigen administratie

Dan de tweede vraag: die over export naar Angola. Daarvoor heb je kennis nodig die niet in je administratie staat.

Ask Tradium IQ heeft daarvoor twee nieuwe mogelijkheden, met elk een eigen recht dat je systeembeheerder per gebruiker kan inschakelen.

Zakelijke kennisvragen. Je kunt uitleg vragen over Incoterms, douane of btw, een tekst laten vertalen of een zakelijke brief of offertetekst laten schrijven of verbeteren. De assistent maakt duidelijk welke informatie uit Tradium komt en welke uit algemene kennis.

Internet raadplegen. Voor actuele informatie over bijvoorbeeld regelgeving, invoer- en exportvoorwaarden, markten of productcodes kan hij het internet raadplegen. Bij beweringen op basis van internet vermeldt hij de bronlink en raadpleegdatum. Voor regelgeving zoekt hij officiële bronnen op.

Wat hij niet kan vinden, of wat onzeker of mogelijk verouderd is, geeft hij aan. Bij regelgeving vermeldt hij dat zijn antwoord geen juridisch advies is en verwijst hij voor controle naar de bevoegde instantie of je expediteur.

Je eigen cijfers en de buitenwereld samenbrengen

Vraag bijvoorbeeld: “Welke kaassoorten zijn populair in Namibië, en hoe verhoudt onze verkoop daar zich toe?”

Ask Tradium IQ onderzoekt je artikelen, omzet en eerdere leveringen naar dat land en vult dat aan met externe informatie. Hij houdt zichtbaar welke bevindingen uit je administratie komen en welke uit andere bronnen.

Ook bij een nieuw artikel kan dat helpen. Weet je de HS-code nog niet, dan doet de assistent een onderbouwd voorstel en controleert hij of de code voorkomt in de lijst met goederencodes in Tradium. Voor rechtszekerheid over de indeling wijst hij op een bindende tariefinlichting van de Douane. Een GTIN verzint hij niet.

Een voorgestelde code schrijft hij niet zelf in je artikelgegevens. Hij biedt aan het artikel te openen, zodat jij de code kunt controleren en invullen.

Je onderzoekt zo een zakelijke vraag vanuit je eigen cijfers én de buitenwereld, binnen één gesprek.

Gecontroleerd zoeken, met zicht op de bronnen

Bij internetonderzoek is de zoekstap afgeschermd van je administratie en gesprek. De zoekfunctie krijgt uitsluitend een algemene zoekvraag. Een filter controleert die op bedrijfsgegevens, zoals e-mailadressen, IBAN’s, telefoonnummers en bedragen, en blokkeert zoekvragen die zulke gegevens bevatten.

Webpagina’s dienen als informatiebron. Opdrachten die erin verborgen staan, worden niet uitgevoerd; herkende pogingen worden gemeld. Daarnaast toetst de assistent of een vraag zakelijk is. Privévragen en vragen over privépersonen beantwoordt hij niet.

Vragen waarvoor die toets of internet wordt gebruikt, worden geregistreerd, inclusief eventuele zoekvragen en geraadpleegde bronnen. In het webportaal zie je die terug op de kaart Internet geraadpleegd; in Windows staan ze onder het antwoord.

Per vraag kan de assistent maximaal vier keer internet raadplegen. Houd voor zo’n antwoord rekening met ongeveer één tot twee minuten, afhankelijk van de vraag en beschikbare bronnen.

De toestemming wordt op de server gecontroleerd. Zonder internetrecht zoekt de assistent niet online. Heeft een gebruiker geen van beide nieuwe kennisrechten, dan blijft de assistent gericht op de eigen bedrijfsgegevens.

Van antwoord naar presentatie in jullie huisstijl

En dan de dia’s voor donderdag:

“Maak een presentatie van zes dia’s over de omzetontwikkeling van onze inkoopgroep dit jaar.”

Dankzij het geheugen weet Ask Tradium IQ welke klanten je bedoelt. Hij laat de cijfers in je administratie berekenen en verwerkt de resultaten rechtstreeks in grafieken en tabellen. Dat bespaart overtypen; je controleert zelf de gebruikte selectie en conclusies.

De presentatie krijgt een titeldia, een verhaallijn met één boodschap per dia en een afsluiting met concrete vervolgstappen. Waar passend gebruikt hij kerncijfers, staafgrafieken en tabellen. Elke dia krijgt sprekersnotities.

In zijn antwoord vat de assistent de opbouw samen en vermeldt hij keuzes zoals de periode en welke gegevens zijn meegeteld. Je kunt daardoor beoordelen waarop de presentatie is gebaseerd.

Tradium zet de huisstijl van je organisatie klaar op basis van je website: je logo, kleuren en lettertypen. In Windows opent de presentatie direct in PowerPoint en wordt hij opgeslagen in je map Documenten. In het webportaal download je hem via een kaart onder het antwoord. Hij blijft ook bij het gesprek bewaard.

Bij onduidelijkheid vraagt de assistent eerst door. Zijn er meerdere mogelijke klanten, dan laat hij je kiezen. Is de presentatie voor een klant, prospect of leverancier, dan vraagt hij of namen en bedragen van andere klanten erin mogen. Zo niet, dan maakt hij die anoniem. Gegevens die je volgens je rollen niet mag zien, komen ook niet op een dia.

Het maken duurt een paar minuten. Daarna heb je een presentatie om te beoordelen, aan te passen en te gebruiken.

Meer mogelijkheden voor je dagelijkse werk

Naast deze drie grote stappen zijn er meer praktische uitbreidingen:

• Openen wat je zoekt. Vraag om een e-mail, klantenkaart, afspraak of orderoverzicht, bijvoorbeeld: “Open orderbeheer met de af te handelen orders van deze klant.” Het gevraagde opent in Windows of het webportaal. Bij meerdere treffers vraagt de assistent welke je bedoelt.

• Rapporten om af te drukken. Een omzetrapport krijgt kolomkoppen, groepen met subtotalen, een eindtotaal en paginanummers, desgewenst met een grafiek. In Windows opent het direct en wordt het opgeslagen in je map Documenten.

• Meer uitvoervormen. In Windows kun je naast Excel ook een datalijst, werkblad, Word-document of grafisch overzicht laten maken. Vanuit een lijst klik je door naar de klantenkaart, order of het artikel, binnen je rechten.

• Verder met een bestaande selectie. Wie de SQL Ontwerper gebruikt, kan Ask Tradium IQ als uitvoer kiezen voor een datarapport, een datarapport met grafiek of een presentatie.

• Antwoord in jouw taal. Stel je vraag bijvoorbeeld in het Engels of Duits: de assistent antwoordt in die taal, ook in de titels van rapporten en presentaties.

• Vragen over e-mail. Vraag bijvoorbeeld hoeveel supportmails deze week binnenkwamen. Van je eigen mailbox kan de assistent de inhoud raadplegen; van andere mailboxen alleen kenmerken en aantallen.

• Afgestemd op je rol. Bij iedere vraag houdt de assistent rekening met je rollen. Omzetgegevens zijn beschikbaar voor iedere gebruiker van Ask Tradium IQ; marges, inkoopprijzen en kostprijzen blijven voor de daarvoor aangewezen rollen.

Van gesprekspartner naar collega

In juli introduceerden we het gesprek met je bedrijfsdata. In september ging Ask Tradium IQ met je mee. Nu leert hij jullie taal, onderzoekt hij zakelijke vragen en levert hij rapporten en presentaties af.

De Elephant onthoudt wat jullie hem leren. Jij houdt zicht op zijn bronnen, aannames en resultaten.

De AI doet het voorwerk. Jij neemt de beslissing.

Het geheugen werkt voor iedereen die Ask Tradium IQ gebruikt. Presentaties, zakelijke kennisvragen en internet raadplegen hebben elk een afzonderlijk recht. In de nieuwste release kan je systeembeheerder die per gebruiker inschakelen via Opties en instellingen, bij de rechten onder Ask Tradium IQ.

Wil je zien hoe dat werkt met de begrippen, vragen en huisstijl van jouw bedrijf? Neem contact met ons op. We laten het je graag live zien.

— Team Tradium